Startup workshop project management

Gisteren organiseerde ik een startup workshop over project management voor de projectleiding van DREAM. Veertien collega’s waren aanwezig, waaronder de programmaleider, projectleiders en dagelijkse leidinggevenden van de afzonderlijke componenten. Doel van de sessie was het verkrijgen van goedkeuring voor diverse op handen zijnde veranderingen in het project.

In een sessie, die circa 3 uur in beslag nam, introduceerde ik een aantal belangrijke management begrippen in de context van project DREAM bijvoorbeeld “Wat maakt een project een project?”, het project dashboard en de PDCA cirkel voor monitoren en evaluaties. Een mooie definitie van project management werd geleverd door een VSO vakdeskundige uit het Verenigd Koninkrijk: “Degelijk project management leidt ertoe dat de technische specialisten hun werk met plezier en zonder al te veel stress kunnen uitvoeren”.

In the "Jeepney bus stop game” gingen we aan de slag met het bedenken van verbeteringen van het project management voor de volgende fase van het project. Deze fase wordt nog omvangrijker dan de scope van de huidige activiteiten; er worden meer stroomgebieden ingemeten, wat zorgt voor meer data verkeer, de organisatie wordt uitgebreid en een groter aantal stakeholders raakt betrokken. Daarmee nemen de projectrisico’s toe en ontstaat er een sterke behoefte aan goed georganiseerd en zo efficiënt mogelijk project management (team). In 2 groepen verkenden de aanwezigen de mogelijke verbeteringen voor wat betreft project planning, budget, kwaliteit, organisatie en informatievoorziening.

Aan het einde van de sessie zaten alle "vertrek staten" vol met kleurige post-it’s met goede ideeën over hoe het project in de komende maanden verbeterd kan worden. Met al deze suggesties onder de arm kan ik een flinke slag slaan in het samenstellen van mijn initiële project management rapport en het opvolgende conceptuele rapport waarin ook de verbeteringen zijn opgenomen. Wat mij na afloop in gesprek met onze programma manager nog het meeste opviel was dat de mensen allemaal vrij open waren in het inbrengen van hun suggesties.

Na het serieuze deel van deze geslaagde ochtend was het tijd voor een authentieke Filipijnse lunch: fastfood van de lokale Chowking, inclusief een bolletje rijst. Met dank aan Efrath voor de foto’s!